EXCELでCSVファイルを読み込む時に、番地が日付になる原因と対策

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こんにちは、ろしです。

送り状の宛名作成はどうしていますか?

件数が少ない頃は、納品書を印刷して、
宛名の所を裁断機で切って糊付けとかしていましたが、

一日の発送数が10件を超える頃から面倒になり、
それ以降はCSVファイルによる一括取り込みで、
12面シートに印刷する様になりました。

この方法は宛名の切り貼りよりも遥かに楽なのですが、
注意しないと、

「宛所に尋ねあたりません」

という文言とともに返送されてきます。

恐らく、私だけでなく誰もが通る道と思いますが、

わざわざ通る必要のない道でもあるので、
その原因とともに対策をお伝えします。

ではいってみましょう!


続きが気になる方は、
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CSVで取り込む時のエクセルのアホな仕様

Amazonやyahoo、ヤフオクと言った有名所では、
必ず注文者の住所・氏名がCSVファイルで提供されています。

Amazonなら、セラーセントラル⇒注文⇒注文レポート から、
yahooショップなら、「注文データをダウンロード」から
ヤフオク(ストア出店のみ)なら、一括ダウンロード 

からデータを入手できます。

CSVファイルには二種類あって、

・タブ区切りテキスト(Amazon)
・カンマ区切りテキスト(yahoo、ヤフオク)


基本的にはテキストファイルなのですが、
拡張子がcsvとなっている場合はエクセルでそのまま開くことが出来ます。



Amazonの場合


00000000.txt という形でデータが提供されますので、
これをダブルクリックするとテキストエディタで開くことができます。

これをエクセルにペタッと貼り付けると、

20161223_0117_3761

アドレスの所に1月2日と入っているのがわかるかと思います。

元のデータは 1-2 ですが、このデータだけがセルに入力されると、
エクセルが勝手に気を利かせて、日付に変換してしまうのです。


この位ならまだ想像がつきますが・・・・、

23-3 ⇒ 3月23日
1960-5 ⇒ May-60

とかの変換をされてしまうと、もう何のことかわかりません。

これは、「ファイルを開く」から、
txtファイルを指定して開いても同じ現象が起こります。

なお、「ファイルを開く」から開く場合は、
指定列をテキストに指定することができるのですが、
複数行を指定することはできないため使えません。

東京都杉並区下井草 1-2 と書く人と
東京都杉並区 下井草 1-2 と書く人がいるためですね。


yahooショップの場合


yahooショップの場合は、order.csvという名前で提供されるため、
これをダブルクリックするとエクセルで開くことになります。

開いた後の話はAmazonの場合と同じです。

上の例で言えば、宛名は、

東京都杉並区下井草3月23日 とかになる訳ですが、

意外と気が付かないんですよ(笑)

梱包する時は、納品書の氏名を確認して、宛名シールを探すのですが、

住所は意識していないと目に入らないんです。

ただ、2~3件返送されてくると、嫌でも目に入るようになります(笑)


どうやって誤変換を防止するか


Amazonとyahooで対策が違いますので、それぞれ解説していきます。


Amazonの場合


まず、エクセルの仕様なのですが、
シートの初期の表示形式は”標準”となっています。

ここにそのまま貼り付けると、余計なおせっかいをされますので、

貼り付ける部分の書式を、文字列に変更しましょう。

範囲を指定して右クリックで、書式設定から選択できます。

自分で宛名印刷できるようにファイルを作っている場合は、
一回設定するだけですので、忘れずにしておきましょう。


yahooの場合


Amazonの場合は一回設定すればいいので失敗は少ないのですが、
yahooの場合Amazonと同じ方法が使えないため、ちょっと厄介なんです。

そもそも拡張子がcsvとなっているので、
ダブルクリックするとエクセルで開いちゃうんですよね。

対策方法は2つあります。

一つは、ファイルをそのままエクセルで開いて目視でチェックです。

おかしい箇所を納品書を照らし合わせて、1-2 であれば、
1ー2 とか ’1-2 とか 1の2 ってのもありですね。

ただ、全角の1-2はダメなんですよ。

結局、目視かいっ!

って思ったかもしれませんが、住所の目視チェックは必ず必要なんです。

番地自体を書き忘れる人が結構いるんです(笑)

「住所くらいちゃんと書いてよ」と思うのですが、
300件に一件程度はある気がしますね。

そのまま出しちゃうと100%戻って来ますので、
番地チェックは必須なんです。

ちなみに、番地無しで出してしまった場合の責任ですが、
番地のない住所も存在はしますので、
私は相手に送料を請求することにしています。


さて、目視チェックだけでもいいのですが、
件数が100件とかになってくるとさすがに面倒ですよね。

そこで、色々と検討した結果、以下の方法を使っています。
(もし他にこんないい方法があるよという方は是非教えてください)

  1. まず、テキストエディタ(TeraPad推奨)にドロップして開きます
  2. ctrl+Rで置換窓を開き、検索する文字列:,” を入力し、置換する文字列に、検索する文字列+半角スペースとして、すべて置換します。

20161223_11445_3763

要するに、すべてのセルの先頭に半角スペースを入れるのです。

これをすることで余計なおせっかいから開放されます(笑)

terapadを専用にすれば、検索文字列は記憶されていますので、
開いて、全部置換して保存するだけなので数秒で終わります。


あと、ちょっと注意しないといけない点は、郵便番号ですね。

111-2222 と1112222の2パターンあって、上の方法を使っても、
0112222 は、112222と変換されてしまうからです。


まあこのあたりは長さを数える関数を導入して、
if文で場合分けをしてあげれば、難しくはないと思います。

=IF(LENB(G137)=5,”00″&G137,IF(LENB(G137)=8,G137,IF(LENB(G137)=7,LEFT(G137,3)&”-“&RIGHT(G137,4),”0″&LEFT(G137,2)&”-“&RIGHT(G137,4))))

参考までに書いておくと、
こんな感じの構文をセルに埋め込んでおくだけです。

ちなみに、日本郵便のゆうプリRに関しては、
すべてのセルの先頭に半角スペースが入っていても問題ありません。


郵便番号と住所のチェックも正しく動作していますし、
今まで問題になったことはありません。


まとめ

このエクセルのお節介な仕様にイラついてる人は多いと思います。

ここに上げた解決策は、あまりエレガントな方法ではありませんが、
とりあえずは回避はできるので参考にしてください。

これは郵便局を使って自社発送をするのであれば、
必ずと言っていい程、誰もが直面する問題ですが、
エクセルが使えなくても問題はありませんよ。

目視で一つ一つチェックしたらいいだけですからね。



ちなみに、CSVファイルを取り込んで、
宛名を印刷するワークシートが作れないのであれば、

自分が望む機能を並べて、外注に出すことをお勧めします。

プロに頼むと高いですが、エクセルをカジッた位の人に依頼すれば
2~3千円で作って貰えると思いますよ。



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