ネットショップが被災したら？ 地震や災害でも迅速に復旧できる体制を整える

こんにちは、ろしです。

まずは、

6/18日に発生した大阪北部地震で被災された方に心よりお見舞い申し上げます。


今まで地震による災害は遠い世界の出来事に近かったのですが、まさか自分が被災するとは思いませんでした。

住んでいる場所は、震源地のほぼ真上でしたので、震度は6弱だったのでしょう。

震災体験用の防災カーでしか味わったことのない強烈な揺れでした。

幸いにもケガは無く、物が壊れたレベルで済みましたので不幸中の幸いといったところでしょうか。

ライフラインも今日ガスが復活して、やっと日常生活に戻れる感じです。


さて、こういった災害があると、我々自営業者が一番に考えることは何でしょう？

休業期間中は単純に収入減ですから、一刻も早く営業を再開することですよね。

日本全体が被災するのであれば余り考えなくても良いのですが、一部の局地的な地域で発生した災害の場合は、売り上げに与える影響が大きいため、直ぐに営業を再開できる体制を十分考えておかなければなりません。

被災したとはいえ、発送までに一週間もかかったのでは悪い評価が積み重なったり、固定客が逃げていくことも考えられますから、営業できる体制をすぐに整えるのは重要なのです。

自分の売り上げは自分で守らなければなりません。

そんな訳で今回は、何があっても迅速に通常営業に戻るための方法について解説していきます。

自分で言うのも何ですが、私は結構なチキンですので、参考になる部分も結構あると思いますよ（笑）

続きが気になる方は、
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迅速に復帰できないと何が困るのか？

日本沈没のような事態であれば復帰しようがしまいが関係ありません。

商品を売る相手もライバルもいないし、配送手段もありませんから、みんなで配給を待つしかなくなります。

でも今回のような局地的な災害の場合は話がかわります。

被災地以外の人は日常と何ら変わらない生活を送っているため、ある意味遠い世界の出来事なのです。

出荷が遅れれば「まだですか？」と問い合わせが来ますし、出荷後2日目にして「まだ届かないんですが？」という連絡が普通にきます。

地震発生当日に「被災したため出荷が遅れます」と購入者全員にメールを出しているにも関わらずですよ（笑）

メールが届いていない人だとは思いますが、ほとんどのお客様は、

届くのが遅い＝対応の悪い店

単純にこう考えるのです。

となると当然評価も下がりますので、Amazonならカート獲得率が下がります。

Amazonでは配送による低評価は削除してくれないので、低評価が一年に渡って影響することになります。

Amazon以外でも、低評価が続けば当然売り上げは落ちますし、固定客が離れていく可能性がある等少なくない影響を受けます。

あと面倒なのが遅配の問い合わせ対応ですね。

何十件も個別に対応していたら他に何もできません。

まぁ電話線は抜いて、メールは見なければ良いのですが、あまり精神衛生上よくありません（笑）

一番大切なことは何か？

一番大切なのは当然「命」を守ることですが、次に大切なのは「大ケガ」をしないことです。

安全は全てに優先するなとど臭いことを言うつもりはありません。

単純に「大ケガ」をすると働けないため、収入が0になるからです。

働けなければ、食べることが出来なくなるからですね。

なので、

仕事をする環境や生活をする場所では大怪我をしない対策がまずは必要です。

全てを完璧にするのが理想ですが、実際は不可能ですので、「痛い！」で済むレベルの対策はこの際目をつむりましょう。

少々痛くても仕事はできますから（笑）


私の思う最低限の対策は、

• 下敷きになったら命の危険のあるテレビボード等の重量物は転倒対策を取る
• 落ちてきた時に骨折する可能性のある重量物は落下対策を取るか、基本的に下に置く
• 落下したら割れる危険性のあるガラス・ビン類は落下対策を取るか、基本的に下に置く

この3点です。

固定が困難なラック等はキャスターをつけることでも転倒防止になります。

突っ張り棒についても様々な意見はありますが、私の家ではキャスター付きの棚と突っ張り棒付きのラックでコケた物はありません。

完全に固定された棚からは棚の中身が床に散乱しましたが、キャスター付きの棚からは何も落ちなかったのは興味深いです。

棚の一番上に立てて置いていたパソコンは床に落ちましたが、横にして置いてあれば恐らく落ちなかったでしょう。

迅速に復旧するために必要な備え

（ここから復活するのに一番大変だったのは、片付けよりも、カーペットの上に置いた棚がずれたことによる、カーペットの隆起の修正でした（笑））


まずは最悪の状態から考えてみましょう。

今の住居（事務所）がメチャクチャだったり、配送経路が絶たれて復旧までに時間がかかりそうな場合、まず始めにしないといけないのは何でしょうか？

正解は・・・

閉店作業です

Amazonであれば出品者出荷の停止、ヤフーショップであれば閉店、ヤフオクであれば全出品取り下げです。

これをしないと、配送できないにも関わらず、毎日数十件と注文が溜まっていきます。

問い合わせが増えだすのは注文後一週間程度してからですから、何もしなければその時には恐らく収集不可能な状況になっています。

なので、復旧に時間がかかりそうな場合はまず初めにコレをしないといけません。

・・・と、書くのは簡単なのですが・・・・、

実際には様々な状況があり得るんです。

もし、パソコンが壊れていたらどうします？　あるいはネット回線が潰れていたらどうします？

実際に今回の地震では、新しく買ったパソコンが棚から落ちて床に転がり、モニターが壊れました。

パソコンもモニタもバックアップ用に以前使っていたのを取っておいたため問題なかったのですが、パソコンが使えない状況位までは想定しておかなければなりません。

最悪はスマホのブラウザで操作することになりますが、この時に重要なのがIDとパスワードです。

ブラウザに覚えさせるなら、他のPCからでも共通して利用できる設定にする必要がありますし、

パスワード管理ソフトを使うのであれば、こちらも他のPCやスマホでも共通して使用できるタイプの物を利用しなければいけません。

まぁ一番堅いのは、印刷してノートに貼るです（笑）

手書きだと間違える可能性がありますからね。

閉店する／しないに関わらず、いつでも閉店できる体制は整えておきましょう。

ちなみに、ヤフーショップからは安否確認の電話がかかってきたので、万一の時に連絡が取れる番号を伝えておくのも大切です。

次に備えておかなければいけないのは何か

如何に震災といえども、出来ることなら営業は続けたいと思うのが通常ですが、そう思うのであればそれなりの対策を取る必要が出てきます。

営業を続けるためには、倉庫から商品をピックアップ出来る状況になっているのは前提として、

1. 配送経路の確保
2. ネット回線の確保
3. パソコンの復活

が必要になります。

1と2が確保出来ない場合は自分では如何ともし難いので休業せざるを得ませんが、3は備えることができます。

私の場合は2台のパソコンでどちらでも作業が出来るようにしていますが、一台しかない場合のお勧めを解説していきますね。

まず、急遽パソコンを新調したとして、一番始めにしなければいけないことはと言えば（販路にもよるのですが）、

メールソフトの復活です。

Amazonやyahooショップでは管理画面で確認することができるので、顧客とのやり取りにはさほど問題はないのですが、ヤフオクはメールが受け取れないと運営に支障がでます。

質問や掲示板で投稿があったことを知ることが出来ないからです。

重要なのはこういったことを考えてメーラーを選択する必要があるということなんです。

過去のメール資産があるためにBeckyとかのPCにインストールするタイプのメーラーを使うのはありですが、

リアルタイムでメール問い合わせの可能性がある場合はクラウドタイプの物を強くお勧めします。

一番手っ取り早いのはGメールですね。

復活する必要もありませんし（笑）

ただ、インターフェースが非常に使いにくいので、私はoffice365のoutlookを利用しています。

まぁここらへんは趣味の範囲ですのでお好みの物で構わないでしょう。

メーラーの次は・・・

メーラーの次に必要な物と言えば、エクセルですね。

オープンオフィス等の互換品でも構いません。

販路が一つであって、その販路のCSV形式にあわせて送り状を作成するようになっているのであれば必要はありませんが、

これがないと、送り状を作成することができません。

最悪は手書きという方法や、一件一件手打ち入力という手もありますが・・・できれば避けたいですよね（笑）


エクセルとくればその次は、送り状作成ソフトですね。

ヤマトや佐川はよく知りませんが、日本郵便ならゆうプリRです。

このソフトは実はパソコン一台に対して一つと決められていて、パソコンが変わると申請し直さないといけないのです。

サポートが混雑していなければ比較的直ぐに対応して貰えますが、これが使えないことにはゆうパケットでの発送ができません(ゆうパックは通常の送り状に手書きでいけます)。

使えない場合は全部定形外での発送になりますが、送料が高くなるのでバックアップ用のパソコンがあるのが理想です。

ここまで復活すると注文を受けての発送が可能となります。

まだ終わっていない！

ここまで復活すると、注文を受けて発送し、商品代を受け取ることができるため一安心なのですが・・・、

あと二つほど考えておかなければいけないことがあります。


一つは会計帳簿です。

帳簿を付けていない人はいないと思いますが、付けていれば、自作のエクセル、弥生、freee（フリー）のどれかかと思います。

私のお勧めはバックアップの必要の無いfreee（フリー）ですが、自作のエクセルや弥生であれば必ずクラウド上にバックアップを取っておきましょう。

数センチもある領収書の束を見ながら再入力とか不可能ですからね（笑）


もう一つは作成したファイルや受領したファイル類です。

具体的に言えば、商品画像、説明書、送り状作成用の変換シート、リサーチファイル、発注記録や精算書、銀行口座記録、確定申告書類、出品リスト等です。

ここらへんの物は時間をかけても再作成できないので、二重三重で守っておく必要があります。

もしリサーチファイルがなくなったら・・・

今回の地震で壊れたモニター以上のショックを受けることは間違いありません。

きっと半月くらい呆然とします（笑）

このファイル類についてはクラウド上に自動でバックアップ(同期)をするだけで安心してはいけません。

パソコン(HDD)の破壊によるデータ損失は防げても、ユーザーの誤操作によるデータ損失は防げないからです。

誤操作による損失を防ぐには、定期的なバックアップしか方法がありません。

本当に重要なファイルはそう多くはないはずなので、定期的にUSBメモリにでもバックアップを取っておきましょう。

まとめ

今回は震災を機に考えましたが、パソコンが壊れるというのは普通にあることですからね。

震度6の地震で壊れるより、普通に壊れる可能性の方が遙かに高いですから（笑）

なので、人ごとは思わずご自身の環境を見つめ直して見て下さい。

何かあったときに直ぐに復活できる環境というのはかなりの安心感がありますよ。

バックアップやシステムの構築に明確な正解はないのですが、悩む位であれば、

会計ソフトfreee（フリー） ＋ office365

の組み合わせをお勧めします。

年間で2～3万程度あれば必要経費として十分リーズナブルかと思います。

一人で、5台のスマホに、5台のタブレットに、5台のパソコンにインストール可能で自動で共有してくれます。


なお、私の場合ですが、震災による金銭的な被害はモニタの修理代だけになります。

あれだけ揺れていろいろ落ちても意外と物は壊れないんですね。

スマホの上にパソコンが落ちて画面が割れましたが、なんと壊れてはいませんでしたから（笑）


ちなみに、EIZOのモニタを使っていたのですが、EIZOのホームページを見たら・・・

被災者は見積もりは無料で修理代は実費のみとのことでした。

液晶の張り替えで2万位と言っていたので買い換えよりは安く付きます。

何か壊れた物があったら、買い換える前にメーカーのホームページを覗いてみるといいかもしれません。


最後に・・・、

新しいパソコン買っても古いのは捨てたらダメなんですよ。

コレが一番簡単なバックアップですからね。

壊れてから新しいパソコンで環境を再構築するよりも、二台並べて同じ環境に再構築する方が全然楽なんですよ。